貸し会議室は、通常であれば、ある程度の準備期間の後にご利用という形になります。しかし、特にビジネスの場合は、

急に取引先の重要人物が来社することになった…

などの緊急事態が発生することは、よくあることです。貸し会議室は前日や当日といった切迫した予約にも対応してくれるのでしょうか？




 

突然の利用も可能だが…

すべての貸し会議室について当てはまるわけではありませんが、多くの貸し会議室では、当日予約も受け付けています。「AP貸し会議室」では、空室がある限り、当日の利用も可能です。ただし、機材の準備作業などもありますので、飛び込みで訪問しても、即利用可というわけではありません。当日でもできる限り予約するようにしましょう。






 

貸し会議室に必要なものを知る

貸し会議室には、会議やイベントに必要な、さまざまな機材や什器が用意されています。一般的な机や椅子などは無料ですが、プロジェクターなど、その他の備品については有料です。

これらの機材については、貸し会議室により用意されているもの、されていないものがありますので、必ず事前に設備を確認するようにしましょう。
 

プロジェクター＆スクリーン

プロジェクターとスクリーンは、大人数が参加する会議では、プレゼンテーションや説明などで必須の設備でしょう。
 

ケーブル類

ラップトップコンピュータ接続用のケーブルが用意されているといいでしょう。
 

インターネット

インターネットは有線のLANだけでなく、参加者用にWi-Fiが利用可能な施設がおすすめです。
 

電源と延長コード

電源は数が多ければ多いほど重宝します。延長コードも多数の参加者がコンピュータを使う可能性が高いので、用意があるとうれしい備品です。
 

ホワイトボード

ホワイトボードも会議中に使用することの多い設備です。予備を含め、マーカーは複数色用意されていれば問題ないでしょう。
 

意外に、あると助かる備品たち

スリッパ、ウォーターサーバー、パーティションなど
 

ケータリングサービス

多くの貸し会議室でケータリングサービスを利用することが可能です。朝から夕方までかかる長丁場の会議やセミナーなどの場合は、ケータリングサービスが利用可能な貸し会議室を選ぶと良いでしょう。なお、貸し会議室で用意がある備品でも、自分で用意できる備品であれば持ち込んでも構いません。普通、持ち込み料金などはかかりません。







 

貸し会議室を選ぶ際のポイント

いくら立派な装備の貸し会議室であっても、参加者の利便性がゼロではなんの意味もありません。備品と並び重要なポイントについてチェックしましょう。
 

貸し会議室のロケーション

会議やイベントの参加者にとって便利なロケーションを選ぶことは、非常に重要です。貸し会議室の場合、駅から離れた場所に立地していることはほとんどありませんが、なるべく駅に近い、徒歩でアクセスできるエリアにあることが望ましいでしょう。また、コンビニやスーパーなど、軽食や飲み物が手に入りやすい場所にあることも重要です。

場所のわかりやすさも重要な要素です。いくら駅近徒歩1分の貸し会議室でも、入り口がどこにあるのかも分からないようなビルでは心配です。参加者がどんな人たちなのかを考慮してロケーション選びをすることが大切です。
 

スペースの広さ

貸し会議室では、さまざまな広さの部屋を用意しています。しかし、参加人数に見合った部屋を使わなければ、スムースに進むはずの会議もスムースには行きません。通常、貸し会議室のホームページ等には部屋の定員やレイアウトについての説明があります。記載がない場合は事前に問い合わせして、会議の規模に合った部屋を取れるかどうか確認することは必須です。用途によっては同じ部屋でも収容できる人数は異なります。

コンサルタントが常駐している貸し会議室であれば、会議の用途、机やイスのレイアウト、設置機材についても事前に打ち合わせ、当日にはしっかりとセッティングしてくれます。
 

貸し会議室の設備

備品については先に触れましたが、やはりインターネットのコネクション、それもWi-Fiが使えることは、多くの参加者にとってうれしいことでしょう。その他、会議中はマナーモードに設定するにしても、DOCOMOなどの携帯電話ネットワークのつながりやすさも参加者の利便性につながります。トイレや喫煙所の有無についても必ずチェックするようにしましょう。
 

価格

もちろん貸し会議室を利用する上で、そのレンタルにかかる価格も考慮しなければならない重要な要素です。価格の計算は、貸し会議室そのものにかかる費用、備品にかかる費用を含めて行います。貸し会議室は、大都市の中心部に集中している傾向がありますが、中でもやはり東京都の好立地にある貸し会議室は、他のエリアと比較して、レンタル価格は高くなる傾向があります。
 

資料や機材の事前預かり

会議やミーティングで使用する配付資料や機材を当日に運び込むのはハードな作業です。なるべく事前に運び込んでおきたいものですが、貸し会議室の中には、資料や機材の事前預かりを受け付けていない所もあります。必ずチェックするようにしましょう。
 

大きな音を出しても大丈夫か

イベントの性格にもよりますが、懇親会などの場合は音楽をかけたり、拍手をしたりすることも多いと思います。部屋に防音処理が施されているかどうかにかかわらず、マイクやスピーカーを使用して大きな音を出しても大丈夫かどうかは確認しておく必要があります。

貸し会議室をレンタルする上で、特に費用を抑えたい担当者様にとって、レンタル料金を予算内に収めることは使命でしょう。「スペースの広さ」「ロケーション」、そして時間帯により料金が異なることもあります。貸し会議室は、さまざまなイベントに対応できるよう準備しているため、参加人数や会議の目的が定まったら、まずは問い合わせすることをおすすめします。
 

会議室の雰囲気も大切

イベントの内容や性格により、会場の雰囲気選びをすることは大切です。雰囲気作りは生産性や創造性に直接影響する重要な要素です。会議やミーティングに生産性を求めるのであれば、落ち着いた静かな雰囲気の部屋を選ぶ。また、創造性を追求するのであれば、ポップだったり前衛的だったり…とにかくイベントの性格に合わせた雰囲気の部屋を選ぶと、成果が出やすくなるかもしれません。

会議室を選ぶ際のポイントおさらい
 

• ロケーション選びは参加者のことを考えて

• イベントの内容と参加人数を考慮する

• 備品や設備、無料か有料かもチェック

• レンタル価格

• 資料や機材の事前預かり

• 大きな音を出しても大丈夫かどうか

• 雰囲気で選ぶことも大切

貸し会議室は、空室さえあれば当日でも利用することができますが、やはり備品や会場の準備のこともありますので、余裕を持って予約したいものです。

貸し会議室は、会社の会議だけではなく、さまざまな利用方法があります。ビジネス関係ではミーティングや説明会、入社式、内覧会など。また、プライベートではクラス会や同窓会、忘年会なども行うことができます。

貸し会議室を利用する場合、利用目的と規模（参加人数）を把握したら、必ず情報収集するようにしましょう。上に挙げた会議室を選ぶ際のポイントはどれもひじょうに重要です。事前の情報収集をおろそかにすると、当日のトラブルにつながりかねません。情報収集と貸し会議室スタッフとの連携が、イベントの成功の鍵を握っていることは間違いありません。






 

会議以外のビジネス利用

貸し会議室は会議をするだけの施設ではありません。ある程度の人数が集まるイベントならば、たいてい開催することが可能です。
就職説明会や面接会場、株主総会、セミナーなどを開催する会社や事業者が増えています。一昔前は、たとえば大企業であれば、自社の講堂や会議室、ホテルなどで行っていたイベントも、現在では貸し会議室を利用するケースが増えているようです。